In zwei vorherigen Beiträgen haben wir auf die Bedeutung der Prozessautomatisierung für die Versicherungsbranche hingewiesen und erste Hürden aufgezeigt, die einer schnellen Wirkungsentfaltung entgegenstehen. Die Liste der gängigsten Hemmnisse aus der Praxis wollen wir hier vervollständigen.
#4 Konzentration auf Tools statt auf Menschen
Die Automatisierung betrifft in der Regel die Mitarbeiter, die direkt oder indirekt mit den automatisierten Prozessen arbeiten werden. Deren Akzeptanz und Mitwirkung ist entscheidend, um die Prozessautomatisierung wirksam werden zu lassen. Nichts ist schlimmer, als entwickelte Automationslösungen, die nicht genutzt werden.
Gerade zu Beginn vieler Prozessautomatisierungen dominiert die Tooldiskussion die Lösungsfindung. Schnell geraten da die Erwartungen der Stakeholder, die klare Problemdefinition und die konkreten fachlichen Anforderungen ins Hintertreffen, stören sogar. Mit dem Tool hat man vermeintlich schon die optimale Lösung, diese gilt es „nur noch“ umzusetzen. Spätestens bei der Einführung kommt das böse Erwachen, die Wirkung bleibt weit hinter den Erwartungen zurück. Frustration macht sich breit und die Zuversicht, mit der Prozessautomatisierung Leistungssprünge zu erzielen, gerät ins Wanken.
Das Hauptziel der Automatisierung besteht darin, den Menschen bei bestimmten Aufgaben zu helfen. Daher sollten Tools auf den Menschen und deren Bedürfnisse zugeschnitten sein und nicht umgekehrt.
#5 Fehlende Iteration und kontinuierliche Verbesserung
Prozessautomatisierungen, die im Rahmen traditioneller Projekte getrieben werden, haben vielfach die Erwartungshaltung, zum Projektabschluss einen optimalen und technisch ausgereizten Prozess implementiert zu haben.
Prozessautomatisierung ist aber ein iterativer und dauerhafter Prozess. Gegenstand der ersten Iteration ist die Schaffung einer Basis und die Automatisierung erster einfachster Prozesse. Mit jeder Iteration kommen neue Komponenten und damit Prozessvarianten hinzu. Die dynamische Entwicklung der Werkzeuge selbst verschiebt laufend die Grenze des technisch und wirtschaftlich Machbaren.
Auch organisatorisch lassen sich, mit zunehmendem Vertrauen in den automatisierten Prozess, die Grenzen der Verschlankung verschieben. Das Projekt kann damit nur Initialzündung für den Prozess der kontinuierlichen Verbesserung sein. Vor dem Hintergrund ist der Aufbau von dauerhaften Verbesserungsprozessen und -rollen sowie der Bau flexibler und einfach konfigurierbarer Lösungskomponenten mindestens genauso wichtig im Projekt wie die eigentliche Automatisierung selbst.
#6 Vermeintlich negativer Business Case
Eine gut vorbereitete und durchgeführte Prozessautomatisierung kann enorme Potenziale erschließen, dennoch bleibt es ein neuartiges Vorhaben mit tiefgreifenden Veränderungen. Gerade zu Beginn wird es Rückschläge geben, wird es notwendig sein, Grundlagenarbeit zu leisten und werden alle Beteiligten Zeit brauchen, um zu lernen.
Selten rechnen sich Projekte zur Automatisierung eines einzelnen Prozesses, zu groß sind die technischen, organisatorischen und personellen Investitionen. Erst mit der Wiederverwendung von Lösungskomponenten, Prozessteilen und Skills beginnt sich der Business Case aus Unternehmenssicht ins Positive zu drehen. Dieses Dilemma sollte bei der Budgetierung eines solchen Vorhabens berücksichtigt werden, zu knappe Ressourcen werden das Vorhaben früh gefährden.
Prozessautomatisierung zahlt sich aus, aber erst, wenn es flächig und nachhaltig betrieben wird.
Die Automatisierung bietet immense Vorteile, aber es ist wichtig, die häufigsten Fehler zu vermeiden, um ihre volle Wirksamkeit zu gewährleisten.
- Eine gründliche Prozessverschlankung,
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Lösungskomponenten,
- Einbindung und Befähigung der Mitarbeiter und
- die kontinuierliche Verbesserung
sind entscheidende Elemente für eine erfolgreiche Automatisierung. Indem man diese Hemmnisse überwindet und bewährte Praktiken implementiert, kann man den vollen Nutzen aus der Automatisierung ziehen und effizientere und effektivere Arbeitsabläufe erreichen. Zögern Sie nicht von unserer Erfahrung zu profitieren und sich einen Vorsprung bei der Intelligent Process Automation Ihrer Prozesse zu verschaffen.
Hier die Serie im Überblick:
Hemmnisse bei der Prozessautomatisierung erkennen und überwinden – Teil 1/3
Hemmnisse bei der Prozessautomatisierung erkennen und überwinden – Teil 2/3
Hemmnisse bei der Prozessautomatisierung erkennen und überwinden – Teil 3/3
