Die Beherrschung schneller und wirksamer Prozessautomatisierungen ist für die Zukunftssicherung von Versicherungsunternehmen essenziell. Auf dem Entwicklungspfad hin zur Professionalisierung gibt es einige Hemmnisse bzw. Lernschleifen, die die Wirksamkeit von Automatisierungsinitiativen beeinträchtigen. Ein paar der häufigsten haben wir nachfolgend aufgeführt und reflektiert.
#1 Keine Prozessverschlankung vor der Automation
Ein zentraler Aufwandstreiber für die Prozessautomatisierung ist die Prozesskomplexität. Maßgeblich wird diese verursacht von etablierten Arbeitsabläufen bei denen viele Daten, Arbeitsschritte, Prüfkriterien und Bearbeitungsvarianten benötigt werden. Genau diese vermeintliche Notwendigkeit gilt es kritisch zu prüfen. Die Prozessverschlankung setzt dabei auf die konsequente Umsetzung von vier Handlungsoptionen:
- Verzicht: Ist es wirklich zwingend notwendig oder könnten wir darauf verzichten?
- Verlagerung: Müssen es zwingend wir machen oder könnten wir es verlagern?
- Vereinfachung: Muss es so kompliziert sein oder könnten wir es vereinfachen?
- Vereinheitlichung: Muss es zwingend Varianten geben oder könnten wir es vereinheitlichen?
Sind alle Verschlankungspotenziale ausgeschöpft, bleibt ein Prozess dessen Automatisierung nur noch ein Bruchteil des ursprünglichen Aufwands verursacht.
#2 Vernachlässigung der Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit
Viele Automatisierungslösungen werden passgenau für einen akuten Use Case entwickelt. Ändern sich Anforderungen oder kommen durch neue Prozesse ähnliche hinzu, dann lassen sich die Automatisierungslösungen nur sehr eingeschränkt skalieren oder übertragen. Eine Vielzahl von Insellösungen ist die Folge. Bei der Prozessautomatisierung braucht es Überblick und Weitblick. Diesen wird man mit folgenden Konstruktionsprinzipien gerecht:
- Automatisierungsarchitektur: Übergreifender Bauplan mit welchen Werkzeugen welche Automatisierungsfunktionen bereitgestellt wird.
- Automatisierungskomponenten: Konfigurierbare Lösungskomponenten die in mehreren Prozessen zum Einsatz kommen.
- Automatisierungsprinzipien: Prinzipien die für eine Gleichartigkeit in der Gestaltung von automatisierten Prozessen sorgen.
Die Umsetzung dieser Konstruktionsprinzipien verursacht am Anfang einen Mehrinvest in die Zukunftsfähigkeit der Automatisierungslösungen. Mit zunehmender Nutzung aber zahlt sich dieser mehrfach aus.
#3 Unzureichendes Wissen zu Automatisierungsmöglichkeiten
Einen Prozess durchgängig zu automatisieren, setzt voraus, dass wichtige Automatisierungskomponenten hinsichtlich
- ihrer Anwendungsgebiete,
- ihrer Integrationsfähigkeit,
- ihres Potenzials und
- ihrer Limitationen
bekannt sind.
Dieses Wissen fehlt vielfach sowohl im Fachbereich als auch in der IT. Während die erstgenannten dazu neigen, technische Lösungen nicht zu kennen oder zu überschätzen, fehlt der IT häufig das Wissen zur prozessübergreifenden Integration verfügbarer Automationskomponenten. Damit müssen im Wesentlichen drei Rollen ihre Skills erweitern.
- Der Prozessmanager muss verstehen, wie er seinen fachlichen Prozess so gestaltet, dass er die technischen Möglichkeiten möglichst gut nutzt.
- Der Facharchitekt muss die Brücke schlagen können von der Facharchitektur hin zum Bebauungsplan „Automatisierung“ und darauf einwirken möglichst viele Fachfunktionen automatisiert zu bekommen.
- Der technische Automatisierungsarchitekt muss die verfügbaren Lösungskomponenten kennen und wissen, wie diese im Bebauungsplan „Automatisierung“ idealerweise zusammenspielen.
Nur wenn dieser Dreiklang ein gemeinsames Verständnis und Zielbild der Prozessautomation haben, werden fachliche und technische Potenziale ausgeschöpft. Idealerweise kristallisiert sich um diesen Kern ein Center of Competence „Prozessautomation“, welches immer neue Impulse aus dem Netzwerk erhält.
Autor: Carsten Fuchs
Hier die Serie im Überblick:
Hemmnisse bei der Prozessautomatisierung erkennen und überwinden – Teil 1/3
Hemmnisse bei der Prozessautomatisierung erkennen und überwinden – Teil 2/3
Hemmnisse bei der Prozessautomatisierung erkennen und überwinden – Teil 3/3
