Es ist nicht untypisch, dass vor dem eigentlichen (Umsetzungs-)Projekt eine sogenannte Vorstudie durchgeführt wird – aber was ist eine Vorstudie und warum werden diese durchgeführt?

Vorstudien im Projektmanagement: Eine Einführung

In einer Vorstudie (kann auch als eigene Phase innerhalb des zugehörigen Projektes bezeichnet werden) können jene Ergebnisse der Voruntersuchung dokumentiert werden, welche unter anderem zur Entscheidungsfindung über die eigentliche Umsetzung des Projektes relevant erscheinen. Sie beschreibt das grundsätzliche Problem bzw. die Motivation des Kunden und gibt an, weshalb ein spezifisches Projekt benötigt wird.

Des Weiteren werden die vorhandenen Rahmenbedingungen untersucht, die als relevant erachtete Projektumwelt aufgestellt, sowie mögliche Lösungsoptionen eruiert. Im nächsten Schritt erfolgt eine Machbarkeitsanalyse hinsichtlich der erarbeiteten Optionen und eine anschließende Bewertung selbiger. Dies ist elementar, denn die Vorstudie enthält den Ansatz zur Lösung des eingangs geschilderten Problems. Im letzten Schritt wird der konkrete Lösungsansatz erarbeitet, der im Anschluss durch das folgende Projekt umgesetzt wird.

Kurz gesagt, das Ziel der Vorstudie ist die Schärfung des Problems, das im Projekt gelöst werden soll.

Schlüsselfaktoren in Vorstudien: Das Wesen der Problemanalyse

Zunächst wird die Projektidee beleuchtet. Was will der Kunde und warum? Im konkreten Fall betrachten wir eine Vorstudie eines unserer Kunden als Beispiel. Ziel unseres Kunden (Versicherungsunternehmen) ist es, seinen Versicherungsnehmern eine Kundenanwendung zur Verfügung zu stellen. Eine Kundenanwendung ist im Markt recht gängig, fördert die Kundenzufriedenheit und bietet die Möglichkeit, einfache und teils manuelle Arbeitsschritte (z. B.: Adressänderungen, etc.) zu automatisieren.

Da eine Kundenanwendung relativ viele Funktionen und Services beinhalten kann, müssen wir gemeinsam mit dem Kunden erarbeiten, welche Funktionen seine Kundenanwendung beinhalten soll. Hierbei wird in der Analysephase auf Grundlage einer Marktbetrachtung sowie einer Kundenbetrachtung erarbeitet, welche Funktionen die Anwendung ggfls. automatisiert bereitstellen soll und wie der Mehrwert für den Kunden optimiert werden kann.

Stakeholder-Analyse: Interessen erkennen und berücksichtigen

Neben den Versicherungsnehmern gibt es noch weitere Stakeholder an Kundenanwendungen, die ein berechtigtes Interesse bei der Ausgestaltung des Projektes haben. Hier bietet es sich an, eine Stakeholder-Analyse durchzuführen, um möglichst alle Interessen zu erkennen und hinreichend zu berücksichtigen. Es gilt dabei nicht nur die Stakeholder zu betrachten, die unmittelbar von der Umsetzung des Projektes betroffen sind.

Es ist nach Projektabschluss elementar auch über den Tellerrand des eigentlichen Umsetzungsprojektes hinauszuschauen und die Betrachtung nicht auf eine Momentaufnahme zu beschränken:

  • Wer ist später für das Ergebnis verantwortlich – fachlich und technisch?
  • Wessen Aufgaben ändern sich durch die Kundenanwendung – positiv als auch negativ?

Ziel ist es, mit jeder Abteilung und Interessensgruppe in den Austausch zu kommen, die vom Projekt (kurz- oder langfristig) betroffen sind. Dabei ist wichtig das Projektziel, den Projektplan, sowie die Ideen offen zu kommunizieren, um auch Dritte zeitnah abzuholen und ihnen aufzuzeigen, welche Auswirkungen das Projekt für sie bereithält. Oft resultiert aus „nicht Wissen“ oder Intransparenz hinsichtlich der Veränderung durch das Projekt Angst und aus ihr entsteht Ablehnung, welche die Umsetzung des Projektes erschweren oder gar gefährden kann. Man sollte an dieser Stelle immer ein offenes Ohr für sein Gegenüber haben und versuchen den Ängsten frühzeitig zu begegnen.

Projektabhängigkeiten verstehen: Herausforderungen und Lösungsansätze

Nachdem alle vom Projekt betroffenen Gruppen analysiert sind (mittel- und unmittelbar), kann damit begonnen werden, die Vielzahl an Anforderungen und Wünschen zusammenzusetzen. Wünsche/Anforderungen des einen schließen ggf. die des anderen aus oder sind durch beispielsweise technische Einschränkungen anderer Abteilungen nicht umsetzbar.

Wir haben in diesem Fall alle Probleme herausgearbeitet und sie unterteilt in

  • technische Restriktionen
  • Anforderungen, die sich gegenseitig behindern und
  • Ressourcen-Engpässe, der zur Umsetzung benötigten Abteilungen.

Als Nächstes werden mit dem Kunden die Anforderungen priorisiert und somit bereits eine Vielzahl an Problemen gelöst. Da viele technische Restriktionen ohne grundlegende Veränderungen der IT-Landschaft des Kunden kurzfristig nicht lösbar sind, müssen die möglichen Lösungsansätze an diese Einschränkungen angepasst werden.

Zum Schluss werden die Ressourcen-Engpässe analysiert, die wir in dem Lösungsvorschlag integriert haben. Nach vielen Diskussionen, vielen Wenns und Abers kann in den meisten Fällen eine akzeptable Lösung im Team gefunden werden.

Lösungsvorschlag im Detail: Agiles Projektmanagement im Versicherungsbereich

Die von uns erarbeitete Lösung umfasst im Beispiel einen agilen Projektansatz mit mehreren Ausbaustufen, welche wiederum aus zahlreichen Arbeitspaketen bestehen.

Es ist uns somit möglich, trotz geringer Ressourcen, das Projekt zu starten, da unsere Ausbaustufen mit einer begrenzten Ressourcenzahl auskommen. Mit den Arbeitspaketen sind wir auch während der Umsetzung agil aufgestellt und können ganz flexibel auf Veränderungen während der Umsetzung reagieren, da die meisten Pakete in beliebiger Reihenfolge abgearbeitet werden und der kritische Pfad verkleinert werden kann.

Zurück zur eingangs gestellten Frage: Warum sind Vorstudien wichtig? In dem von uns gezeigten Beispiel einer Vorstudie wurden wichtige Fragen geklärt, die im Laufe des Projektes zu Problemen oder gar zum Stopp hätten führen können, wie beispielsweise die Restriktionen durch die bestehende IT-Infrastruktur. Wenn solche Restriktionen zu einem späten Zeitpunkt erkannt werden, kann von einem erhöhten Kostenvolumen ausgegangen werden, welches mit zunehmendem Prozessverlauf steigt. Generell schützt eine Vorstudie dabei nicht vor jeglichen Problemen während der Umsetzung, sie kann jedoch im Vorfeld relevante Hindernisse aufdecken und ggfls. ausräumen, sowie einen besseren Überblick über mögliche Umsetzungsrisiken generieren.

In der Welt der Versicherungen sind Erfahrung und Kompetenz entscheidend, und die PPI AG ist stolz darauf, ein zuverlässiger Partner in dieser dynamischen Branche zu sein. Unsere Success Stories zeugen von langjährigen Kundenbeziehungen und gemeinsamen Leuchtturmprojekten mit Branchenprimus, Spezialversicherern und InsureTechs. Entdecken Sie auf dieser Seite mehr über unsere wegweisenden Projekte und erfahren Sie, wie wir durch langjährige Erfahrung und innovative Lösungen einen Mehrwert für unsere Kunden in der Versicherungsbranche schaffen.

Autor: Marc-Christoph Dittmer

Er begleitet seit mehreren Jahren die Integration und Optimierung von CRM-Systemen in Versicherungsunternehmen.

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