In vielen aktuellen Projekten begegnet uns die Fragestellung, ob “alten” Prozessen neues Leben eingehaucht werden kann. Analysieren wir die Motivation dahinter, so lassen sich auch für unterschiedlichste Projektaufträge grundlegende Gemeinsamkeiten schlussfolgern.

Insbesondere gut eingeführte und für das Haus alt bewährte Prozesse mit ihrer IT-technischen Unterstützung laufen und laufen und laufen. Mitarbeiter und das Management sind irgendwann so im Prozess zu Hause, dass es keine Außensicht mehr gibt. Bis, ja bis etwas Unvorhergesehenes passiert. Ein Vorstand fragt: „Können wir eigentlich WhatsApp?“. Ein anderer wünscht Digitale Transformation und hippe Plattformen.

Prozesse (und die benutzten Systeme) werden erst dann kritisch betrachtet, wenn Kosten, Qualität oder Zeitgeist ihre Berechtigung in Frage stellen

Das ist der Moment, in dem klar wird, der Anschluss ist verpasst. Der Prozess wurde zwar stets verbessert, aber immer nur in einem kleinen Rahmen. Mehr desselben statt ‚neuer‘ Schritte.

Nun werden die Alternativen betrachtet: Den Prozess neu gestalten? Die Toollandschaft anpassen? Hoch moderne und angesagte Ideen umsetzen? Spätestens beim Blick auf das aktuelle Projektportfolio und die Verfügbarkeit von benötigten Ressourcen im Hause und extern stellt sich Ernüchterung ein. Geht es auch etwas kleiner, günstiger, ressourcenschonender?

Lassen Sie mich darauf mit einem Beispiel antworten. In einem Projekt ging es darum, vor dem Hintergrund neuer Anforderungen die Prozesse im Input Management und ihre Steuerung zu untersuchen.

Bei der Bewertung der möglichen Lösungen zeigte sich, dass das Altsystem zu lange zu gut funktionierte und dann nur oberflächlich in einer Art Silo weiter optimiert wurde. Die technische Basis war vorhanden, aber bei weitem in der Lösung nicht ausgereizt. Eine gemeinsame Analyse klärte, wo Einsprungmöglichkeiten im Prozess vorhanden waren, an denen angesetzt werden konnte.

Allgemein stehen verschiedenste Werkzeuge bereit, um schnelle Verbesserungen und Erweiterungen zu ermöglichen. Unter anderem:

  • verstärkte Datenextraktion und Herstellung einer End-to-End Sicht der Prozesse erhöht die Dunkelverarbeitungsquote
  • Technische Innovationen wie videobasierte Text- und Inhaltserkennung oder Objekterkennung auf Fotos erweitern die Informationsmenge für Dunkelverarbeitung
  • Reduzieren und Verschieben von manueller Tätigkeiten – Crowdsourcing ermöglicht Kostenersparnis und Flexibilität, in dem die Datenerfassung sicher und komfortabel extern unterstützt wird
  • Anbinden neuer Eingangskanäle wie Chat ermöglicht neue Touchpoints mit dem Kunden
  • Refactoring der Automatisierungsregeln für erhöhte Wartbarkeit

Es geht also etwas kleiner, günstiger und ressourcenschonender: Erkannte Probleme lassen sich in überschaubare Einzelteile zerlegen und lösen. Das granulare und schnell verfügbare Wissen um die bestehenden Prozesse vereinfacht dabei die Eingrenzung und Auswahl von Optimierungsbereichen; welcher Schritt ist teuer, welcher schnell automatisierbar?
Mit fundiertem Wissen um Methoden und Möglichkeiten der Automatisierung kann darauf das richtige Werkzeug für eine schnelle Verbesserung eingesetzt werden. Aus Komplexität wird Beherrschbarkeit. ‘Alte’ Prozesse werden entfesselt und mit ‘neuem’ Leben gefüllt.

Mehr zu Prozesstransparenz und Changeprojekten aus dem echten Leben schildern Versicherer auf unserem nächsten Praxiszirkel zur Intelligenten Prozessautomatisierung (IPA) in Düsseldorf am 27.09.18. Außerdem erwartet Sie eine erstaunliche Texterkennung. Melden Sie sich noch schnell an – wir freuen uns auf Ihre Erfahrungen!

Herzlichst Ihr
Carsten Fuchs

Carsten Fuchs ist Experte für Intelligente Prozessautomatisierung. Er bringt jahrelange Erfahrung sowohl aus Kundenprojekten als auch der  Softwareentwicklung in führenden internationalen Anbietern von ECM-Software mit. Seine besondere Leidenschaft gilt den hochvolumigen Prozessen in Versicherungs- und Finanzwirtschaft. Durch das Verbinden von Technologien aus Input Management, BPM, Robotics und KI  mit ganzheitlicher Beratung entstehen innovative und nachhaltige Lösungen.

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