Die Abkündigung von DOPiX sorgt, zumindest bei den Abnehmern der Software, für ein wenig Unruhe. Moment mal! DOPiX und Abkündigung?

Wir klären auf!

DOPiX ist ein prozessintegriertes Korrespondenzsystem der Firma Quadient, welches sich auf den Einsatz bei Versicherern und Banken etabliert hat. Es dient genau diesen Ansprüchen, um den kundenindividuellen und automatisierten Kommunikationsbedarf eines Unternehmens zu decken. Bei der Dokumentenverwaltung ermöglicht es die Erstellung und Administration von Firmendokumenten für die Kundenkommunikation, indem Dokumentvorlagen im System hinterlegt werden können, und automatisiert für den physischen Versand oder digitale Versandwege vorbereitet werden.

Jetzt stellen Sie sich mit Sicherheit die Frage: Was soll denn daran Unruhe auslösen? Tja, die Software wird es in einigen Jahren in dieser Form nicht mehr geben. Die Datenbestände, die Textvorlagen und der „Output“ muss in ein neues OMS (Output Management System) überführt werden. Genau darüber wollen wir in dieser Beitragsserie sprechen. Wir möchten in diesem Zusammenhang auf die 8 wichtigsten Fragen antworten, die uns über verschiedene Kanäle, insbesondere von Kunden zugetragen wurden.

Wir beantworten in jedem unserer Blogbeiträge 2 Fragen. Bleiben Sie also dran! Es lohnt sich!

Let’s go!

  1. Wer ist davon betroffen?

    Insbesondere davon betroffen sind Versicherungen! Denn 75 % der 30 führenden deutschen Versicherungen setzen DOPiX ein. Aber auch im Bankensektor kommt DOPiX zum Einsatz.

    Klartext gesprochen bedeutet das: Alle die DOPiX in ihren Unternehmen einsetzen müssen sich zeitnah Gedanken darüber machen, welche zukünftige Strategie sie für ihr OMS verfolgen möchten.
  2. Quick and dirty oder perfected?

    Die Migration einer gut integrierten Software auf eine neue Lösung wird sowohl knappe personelle Ressourcen strapazieren wie auch andere geplante Maßnahmen durch siebenstelligen Projektbudgets belasten.

    Der Austausch einer zentralen Softwarekomponente wie einer Output Management-Lösung bringt zudem auf den ersten Blick keinen Mehrwert, denn das offensichtliche Ziel wird es sein, die aktuelle Funktionalität des Systems schnell durch eine andere Lösung zu ersetzen und dabei den Kollateralschaden in den Umsystemen so gering wie möglich zu halten.

    Trotz dieser schwierigen Randbedingungen empfehlen wir unseren Kunden ausdrücklich die Gelegenheit zu nutzen um den Digitalisierungsgrad und die Kundenzentrierung zeitgemäß und umfassend anzugehen.

    Deshalb müssen veraltete Herangehensweisen der Vergangenheit angehören, die eine Migration als eine Belastung anstatt Chance ansehen. Den Hauptteil der Migration eines OMS bildet die Vorlagenmigration. Deshalb sollte den Verantwortlichen klar sein, dass dies im Gesamtprojekt den größten Ressourcen- und Zeitbedarf beanspruchen wird. Die Komplexität der Vorlagen entscheidet hier das Verhältnis zwischen manueller und automatisierter Migration. Dabei können Tools zum Einsatz kommen, mit denen man die Komplexität der Vorlagen feststellen kann. Zusätzlich können die Bausteine klassifiziert und kategorisiert werden. So erhält man einen ersten Überblick über den Vorlagenhaushalt im Unternehmen und muss sich dann aber die Frage stellen: Ist es überhaupt zielführend, ohne eine Konsolidierung zu migrieren? Denn häufig sehen wir, dass bei einer Analyse der Vorlagen Duplikate vorhanden sind, die so in ein neues OMS nicht überführt werden müssen bzw. sollten.

    Deswegen werben wir dafür, dass die geeignete Migrationsstrategie vorab einer guten Planung unterliegen muss. Eine „schnelle“ Migration macht nur Sinn, wenn die Lösung als temporär betrachtet werden kann. Die ausführliche Migration sollte die erste Wahl sein, wenn die Rahmenbedingungen dafür vorliegen.

Autoren: Nico Greiner (Senior Manager), Hüseyin Aslan (Managing Consultant) Matthias Fischer (Managing Consultant), René Alexander Voigt (Senior Consultant)

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