Mittlerweile ist das remote Arbeiten nicht mehr die Ausnahme, sondern der Normalzustand. Und das Homeoffice wird auch in Post-Corona-Zeiten nicht mehr wegzudenken sein. Die neue Situation hat viele Hürden mit sich gebracht, die wir im Großen und Ganzen aber gut gemeistert haben.
Im folgenden Artikel möchte ich einmal darauf eingehen, wie diese Hürden beim Thema „Workshops mit Kunden über Onlineplattformen“ aussehen und wie wir damit umgegangen sind.
Eine der größten Herausforderungen ist, dass der direkte Face-to-Face-Kontakt fehlt. Damit fallen der zwischenmenschliche Austausch, das Erleben und Wahrnehmen über Körpersprache, Gestik und Mimik weg. Der gesamte Workshop muss sich primär auf den Hörsinn – ja, ein bisschen Sehen ist auch dabei – beschränken. Somit erübrigen sich sämtliche Übungen und Betätigungen, die alle Sinne ansprechen könnten. Diese werden in Offlineworkshops gerne zur Ideenfindung oder zur Einprägung der Inhalte genutzt und machen so die Themen „anfassbar“ und „erlebbar“. Weitere Schwierigkeiten können durch die Ablenkung durch Chats, E-Mails oder das parallele Surfen im Internet entstehen. Dadurch, dass die Teilnehmer physisch nicht anwesend sind, ist eine Kontrolle nur schwer durchführbar und die Aufmerksamkeit muss durch andere Tools auf den Inhalt des Workshops gelenkt werden.
Aber auch inhaltlich werden die Teilnehmer vor neue Hürden gestellt. Die Erfahrung hat gezeigt, dass die eigentliche Ergebnisfindung im Onlineworkshop deutlich mehr Zeit in Anspruch nimmt, als es bei vergleichbaren Formaten offline der Fall ist. Auch dieses Phänomen kann man wohl darauf zurückführen, dass die Daten und Informationen nur mit einem Sinn verarbeitet werden können (siehe oben) und alle anderen zwischenmenschlichen Interaktionen wegfallen.
Die Teilnehmerzahl spielt ebenfalls eine entscheidende Rolle bei der effizienten Durchführung des Workshops. So sind meiner Meinung nach fünf Teilnehmer zuzüglich des Moderators eine ideale Größe, um genug Wissensinput in den Workshop geben zu können, aber trotzdem noch konstruktiv und zielführend zu arbeiten. Größere Gruppen führen in den meisten Fällen dazu, dass nicht mehr alle Teilnehmer mitmachen und im schlimmsten Fall sogar den Workshop stören. Daher ist es effizienter, mit einer kleinen Kerngruppe zu arbeiten, die den gesamten Workshop über mitmachen kann. Aufkommende Spezialfragen und Problemstellungen sollten gesammelt und im Anschluss an die jeweiligen Experten gegeben oder in einem separaten Termin mit diesen Spezialisten geklärt werden.
Um von der Komplexität dieser vielen neuen Problemstellungen nicht überfordert zu werden, gibt es ein paar weitere Grundregeln, mit deren Hilfe der Onlineworkshop zumindest etwas erleichtert werden kann. Neben der Teilnehmerzahl sollte auch der zeitliche Rahmen knapp bemessen sein. Er sollte drei Stunden nicht überschreiten, besser jedoch nur zwei Stunden betragen, damit man den maximalen Fokus erreicht und sich der Aufmerksamkeit der Teilnehmer gewiss sein kann. Generell hat die Erfahrung gezeigt, dass es zielführender ist, zwei bis drei kürzere Sessions abzuhalten, als eine sehr lange. Jedoch sollte dieser Zeitrahmen auch nicht zu kurz gewählt werden, da der Workshop und die Teilnehmer immer eine gewisse Zeit brauchen, um „in Fahrt zu kommen“. Aus diesem Grund haben sich die oben genannten zwei Stunden als ideal erwiesen.
Diese verglichen mit Offlineworkshops doch kürzere Dauer erfordert eine gute und strukturierte Vor- und Nachbereitung. Das gilt sowohl für den Moderator als auch für die Teilnehmer. So sollten Aufgaben, die sonst in Teamarbeit während des Workshops erarbeitet werden, als Hausaufgaben erledigt und im Workshop selbst nur die Ergebnisse beziehungsweise Fragen zu den Aufgabenstellungen besprochen werden. Das setzt aber natürlich voraus, dass die Teilnehmer eigenverantwortlich und zuverlässig arbeiten.
Für die Durchführung des Workshops ist ebenfalls eine gut strukturierte Moderation notwendig. Beginnend mit der Einleitung sollte der Moderator alle Teilnehmer abholen, indem er drei Kernfragen beantwortet:
- Woher kommen wir? (Also, was haben wir in den vorhergehenden Workshops schon erreicht oder, wenn es der Initialworkshop ist, warum und zu welchem Zweck wurde dieser einberufen?)
- Was machen wir heute? (Worin besteht das Ziel des Workshops, welche Fragestellungen sollen im Rahmen des Workshops beantwortet werden? Wie sieht der konkrete Fahrplan für heute – roter Faden – aus?)
- Wohin gehen wir? (Was werden nach dem Workshop die nächsten Schritte sein?)
Nach dem Durchgehen dieses kurzen Schemas sollten alle Teilnehmer auf dem gleichen Stand sein. Oft empfiehlt sich im Anschluss an die einleitenden Worte des Moderators aber auch noch ein kurzer Check-in der Teilnehmer selbst. Mit Fragen wie „Was macht für dich einen erfolgreichen Workshop aus?“ oder auch themenunabhängig „Wie ist deine aktuelle Gemütslage und warum?“ geht man sicher, dass jeder Teilnehmer sich auf den Workshop konzentriert, mental anwesend und nicht mehr abgelenkt ist.
Während des Workshops ist es wichtig, dass man in regelmäßigen Zeitintervallen von etwa 15 Minuten sicherstellt, dass alle Teilnehmer noch dabei sind, und diese gegebenenfalls wieder abholt. Dazu ist es sinnvoll, auf den vorher aufgezeigten roten Faden zurückzukommen und die erarbeiteten Lösungen kurz zusammenzufassen. Damit sorgt man automatisch dafür, dass die Diskussion nicht ausartet und der Workshop zielgerichtet ablaufen kann. Wenn es die Ressourcen hergeben, sollte sich ein Protokollant im Workshop befinden, der sich nur darauf konzentriert, die Ergebnisse und Diskussionspunkte schriftlich festzuhalten. Dies gibt allen anderen Teilnehmern die Möglichkeit, sich voll und ganz auf die Lösungsfindung zu fokussieren, ohne sich Gedanken machen zu müssen, etwas Wichtiges zu vergessen. Dieses Protokoll sollte nach dem Workshop allen Teilnehmern für ein Review zur Verfügung gestellt werden.
Idealerweise beendet man den Workshop mit einem Check-out. Hier sollte auch wieder der Moderator beginnen, indem er die wesentlichen Punkte und gewonnen Erkenntnisse aus dem Workshop zusammenfasst, einen Ausblick auf den nächsten Termin gibt (gegebenenfalls sollte hier auch direkt ein Anschlusstermin mit allen Akteuren vereinbart werden) und ein abschließendes Fazit zieht. Danach sollten noch einmal alle Teilnehmer die Chance bekommen, sich selbst in einer abschließenden Runde „auszuchecken“. Dieser Prozess kann wieder durch Fragen des Moderators begleitet werden: „Was waren deine Erkenntnisse aus dem Workshop?“, „Wurden deine Erwartungen erfüllt?“ etc.
Wenn ihr euch an diese simplen Grundregeln haltet, steht einer erfolgreichen Durchführung eurer Workshops nichts mehr im Wege!
Ich hoffe, ich konnte euch einen guten Einblick in die Welt der Onlineworkshops geben und ihr habt den ein oder anderen wertvollen Tipp für eure eigenen anstehenden Sessions mitnehmen können!
Gastautor: Frederik Wulff
